La Política HE SYSTEM definida para el tratamiento de datos personales, información enviada a Usuarios, información presentada en la Web y uso de marcas o logo símbolos, está acorde a las normas vigentes en Colombia, país de origen de la plataforma y cualquier reclamación es acorde con las leyes colombianas.
Política de tratamiento de datos personales, bases de datos, registro ante RNBD da cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, al Decreto Reglamentario 1377 de 2013, al Decreto Reglamentario 090 de 2018 y normas relacionadas.
CONSIDERANDOS, teniendo en cuenta que:
1. El ARTÍCULO 15 de la CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA establece: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. La Ley 1581 de 2012, regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información”.
2. En cumplimiento de los derechos contenidos en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Ley 1273 de 2009 y normas concordantes, corresponde tanto a las directivas de HE SYSTEM como a sus colaboradores internos y externos, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta HE SYSTEM respecto de los datos de carácter personal, cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a sus titulares.
3. El decreto 090 del 18 de enero de 2018, fijó los requisitos que deben cumplir las sociedades o personas obligadas a registrar sus bases de datos ante el RNBD.
4. Para cumplir con la normatividad citada en los numerales anteriores, HE SYSTEM, Marca registrada y Software con registro de derechos de autor, de propiedad de Oscar Álvarez Duarte, con cédula de ciudadanía 79.356.876, expide la POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante la POLITICA), la cual contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla la seguridad de la información para el tratamiento de datos personales, adecuada a los estándares nacionales e internacionales en materia de protección de datos personales:
ARTÍCULO PRIMERO:
1. DEFINICIONES
Se adoptan las siguientes definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
e. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
g. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación.
h. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
i. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
j. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
k. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Otras definiciones:
a. Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
b. Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
c. Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.
d. Custodio de la base de datos. Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de HE SYSTEM.
e. Fuentes accesibles al público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
f. Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
g. Procedimiento de análisis y creación de información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
h. Procedimiento de disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
i. Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
j. Propietario de la base de datos. En los procesos de negocios de HE SYSTEM, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control.
k. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
l. Violación de datos personales. Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
ARTÍCULO SEGUNDO:
2. OBJETO:
El objeto de la POLITICA es el establecimiento de las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por HE SYSTEM en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en HE SYSTEM y se pueda prevenir su vulneración.
ARTÍCULO TERCERO:
3. ALCANCE:
Los principios y disposiciones contenidos en la POLITICA se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de HE SYSTEM, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento. Todos los procesos organizacionales de HE SYSTEM que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en la POLITICA.
ARTÍCULO CUARTO:
4. DESTINATARIOS
Son destinatarios de la POLITICA y obligados a cumplirla las siguientes personas:
ARTÍCULO QUINTO:
5. PRINCIPIOS APLICABLES.
La POLITICA está sometida a los siguientes principios con base en los cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a la POLITICA, los consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal especialmente los siguientes consagrados en la Ley 1581 de 2012:
PARAGRAFO: Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, HE SYSTEM sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, HE SYSTEM deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
ARTÍCULO SEXTO:
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de HE SYSTEM, tienen los derechos descritos en la Constitución Política y la ley, especialmente los siguientes:
HE SYSTEM solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por HE SYSTEM, tales como:
IMPORTANTE: En ningún caso HE SYSTEM asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales y la normatividad vigente.
PARAGRAFO: El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
El ejercicio del Habeas Data, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.
ARTÍCULO SEPTIMO:
7. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE LA POLITICA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.
Deberes para los responsables del Tratamiento: Cuando HE SYSTEM o cualquiera de los destinatarios de la POLITICA, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la normatividad vigente:
Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.
Cuando HE SYSTEM o cualquiera de los destinatarios de la POLITICA, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y normatividad que rija su actividad:
Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.
Además de los deberes antes descritos en cabeza de HE SYSTEM y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:
ARTÍCULO OCTAVO:
8. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.
En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, HE SYSTEM adopta el siguiente procedimiento:
El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por HE SYSTEM para el ejercicio del Hábeas Data. HE SYSTEM podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, HE SYSTEM así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. HE SYSTEM podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, HE SYSTEM indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRAMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”
Cuando HE SYSTEM sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará cuando HE SYSTEM verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informarán al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.
En los casos en que HE SYSTEM detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
HE SYSTEM documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de HE SYSTEM. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.
ARTÍCULO NOVENO:
9. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES.
HE SYSTEM, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos de HE SYSTEM.
El registro central de bases de datos personales permitirá:
ARTICULO DECIMO:
10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de HE SYSTEM, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.
Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano: HE SYSTEM tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de sus servicios.
Tratamiento antes de la relación laboral: HE SYSTEM informará, de manera anticipada a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.
Una vez agote el proceso de selección HE SYSTEM informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por HE SYSTEM respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de la finalidad.
Cuando HE SYSTEM contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de la POLITICA. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en HE SYSTEM, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad que tal información contenga datos de carácter sensible.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de HE SYSTEM y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto su uso para fines diferentes está prohibido.
Tratamiento de datos durante la relación laboral: HE SYSTEM almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por el área de Recursos Humanos.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en HE SYSTEM. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la persona designada por HE SYSTEM evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Tratamiento de Datos después de la Terminada la Relación Contractual: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa HE SYSTEM procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
HE SYSTEM tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.
Salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
Tratamiento de Datos Personales de Proveedores: HE SYSTEM solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a HE SYSTEM, por su naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor que sea persona física, consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en la POLITICA y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
HE SYSTEM recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por HE SYSTEM, tendrá como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, HE SYSTEM podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
Cuando HE SYSTEM entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en la POLITICA. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. HE SYSTEM verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
Tratamiento de datos personales en procesos de contratación: Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con HE SYSTEM accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de HE SYSTEM y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en la POLITICA así como las medidas de seguridad que le indique HE SYSTEM según el tipo de dato de carácter personal tratado.
Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. HE SYSTEM verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.
Tratamiento de datos personales de compradores o usuarios de HE SYSTEM: Respecto de los datos personales de compradores o usuarios de HE SYSTEM los recolectará y tratará para los fines contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellos.
El proceso de compra directa definirá el tratamiento conforme las necesidades particulares que surjan de la dinámica comercial con los compradores, aplicando lo aquí dispuesto.
Tratamiento de datos personales de la comunidad en general: La recolección de datos de personas físicas que HE SYSTEM trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en la POLITICA. Para el efecto, previamente HE SYSTEM informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice que estén relacionados con estas actividades.
En cada uno de los casos antes descritos las áreas de HE SYSTEM que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas además de prevenir posibles sanciones legales.
ARTÍCULO ONCE:
11. PROHIBICIONES
En desarrollo de la POLITICA de seguridad de la información personal de HE SYSTEM, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
a. HE SYSTEM prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de HE SYSTEM. El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de HE SYSTEM acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con HE SYSTEM dará lugar a las consecuencias previstas en la ley para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a HE SYSTEM como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.
b. HE SYSTEM prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de HE SYSTEM. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de HE SYSTEM y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
HE SYSTEM prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la POLITICA sobre el buen uso de sus recursos informáticos y/u otras normas expedidas por HE SYSTEM para estos fines.
Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, HE SYSTEM procederá a eliminarlos de manera segura.
c. HE SYSTEM prohíbe a los destinatarios de la POLITICA cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009 y normatividad vigente. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de HE SYSTEM, según el caso.
ARTICULO DOCE:
12. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS:
Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por HE SYSTEM cuando:
El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.
La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y HE SYSTEM como responsable y/o encargado del tratamiento.
Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.
Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, HE SYSTEM suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surges para las partes intervinientes.
Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en la POLITICA, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.
Corresponderá a HE SYSTEM dar concepto favorable sobre los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en la POLITICA. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.
ARTICULO TRECE:
13. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de HE SYSTEM, está en cabeza de todos los empleados. En consecuencia al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la POLITICA, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de HE SYSTEM.
En caso de duda respecto del tratamiento legal de los datos personales, se acudirá a la gerencia para que indique la directriz a seguir según el caso.
ARTÍCULO CATORCE:
14. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL
En el tratamiento de datos personales que efectúa HE SYSTEM, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, HE SYSTEM procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
ARTÍCULO QUINCE:
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD:
En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en la POLITICA, HE SYSTEM adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales HE SYSTEM adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de la POLITICA.
ARTICULO DIECISEIS:
16. TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR HE SYSTEM
HE SYSTEM, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales.
Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Consumidores:
Para cumplir las obligaciones contraídas por HE SYSTEM con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos O SERVICIOS;
Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos.
Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por HE SYSTEM.
Permitir que compañías vinculadas a HE SYSTEM, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
Controlar el acceso a las oficinas de HE SYSTEM y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de HE SYSTEM, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
Respecto a los datos personales de nuestros empleados:
Respecto a los Datos de Proveedores:
Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por HE SYSTEM.
Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones; Para hacer el registro en los sistemas de HE SYSTEM.
Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:
Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de HE SYSTEM.
Para el pago de dividendos.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
ARTICULO DIECISIETE:
17. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES:
HE SYSTEM comunica a los destinatarios de la POLITICA el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de personales:
“ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
1. Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
2. Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6)meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.”
La notificación de un procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la gerencia de HE SYSTEM, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de HE SYSTEM y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2.012.
ARTÍCULO DIECIOCHO:
18. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES:
Cuando las autoridades del Estado soliciten a HE SYSTEM el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad) y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.
ARTÍCULO DIECINUEVE:
19. RESTRICCIONES EN EL USO DE LA POLITICA:
LA POLITICA es para uso exclusivo de HE SYSTEM, por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a HE SYSTEM, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores así como por razones de seguridad de la información.
ARTÍCULO VEINTE:
20. VIGENCIA
La POLITICA ha sido adoptada por la gerencia de HE SYSTEM y rige a partir del quince (15) de enero de dos mil diecisiete (2018).
La información enviada ha sido autorizada previamente mediante correo con este fin, o solicitada previamente por las Instituciones, servicios o profesionales.
La información presentada en la web, ha sido tomada de información pública de paginas web, así como de información suministrada en forma directa por parte de Agremiaciones, Instituciones o Profesionales, entes Acreditadores, Certificadores o que otorgan premios de Calidad o Emprendimiento. Los indicadores presentados por las Instituciones, Servicios o Profesionales, hacen parte de un proceso de autoevaluación, donde HE SYSTEM no define o controla, solamente suministra herramientas de ayuda para hacer estos registros, obtener resultados y socializarlos a la comunidad médica y publico en general. Algunas Instituciones, servicios o profesionales certificados o acreditados, esta herramienta puede ser parte de sus Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad o Centro de Excelencia y ser auditada o certificada por los entes certificadores o acreditadores. Toda la información de cada Institución, Servicio o Profesional es susceptible de complementación, actualización o eliminación por el usuario especifico en la plataforma o por comunicación directa a HE SYSTEM. Cualquier responsabilidad de esta información es exclusiva de la Institución, Servicio o Profesional que la maneja.
Las marcas o logo símbolos presentados en ilustración a las Instituciones, servicios o profesionales, requieren la autorización de estas para ser presentados.
ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, INFORMACIÓN ENVIADA A USUARIOS, INFORMACIÓN PRESENTADA EN LA WEB Y USO DE MARCAS O LOGOSÍMBOLOS.
La POLITICA va a ser re evaluada anualmente y ajustada a las necesidades y normas vigentes.
INGRESO USUARIOS HE SYSTEM
1. USUARIOS GENERALES
Los usuarios generales acceden a través de la pagina web www.hesystem.net y pueden dirigirse al correo electrónico de información establecido en la misma en las secciones de contacto e inscríbete o directamente al director de HE SYSTEM por medio del correo oscar.alvarez@hesystem.net.
2. USUARIOS INSTITUCIONES, SERVICIOS Y PROFESIONALES
Los usuarios Inscritos formalmente pueden acceder usando el vínculo en el menú principal de Usuarios. Allí acceden a su perfil privado en donde podrán modificar los datos de sus servicios e indicadores, así como los datos de su perfil. La información se almacena de manera segura y encriptada por contraseña.